Co przedsiębiorca musi zrobić z fakturą otrzymaną w KSeF?

Faktura zakupowa pojawiła się w KSeF. I co dalej?

Dla wielu przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur oznacza nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, ale również zmianę codziennego obiegu dokumentów.

Faktury zakupowe trafiają do KSeF, dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie ich szukać, kiedy uznać fakturę za otrzymaną i co zrobić z nią przed przekazaniem dokumentów do księgowości.

To szczególnie istotne teraz, gdy obowiązek korzystania z KSeF obejmuje już zdecydowaną większość przedsiębiorców. Najmniejsi podatnicy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, korzystają z rozwiązania przejściowego do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 r. również oni zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.

Czy każda faktura zakupowa musi być w KSeF?

Nie każda faktura, którą przedsiębiorca otrzymuje, będzie znajdowała się w KSeF.

System obejmuje przede wszystkim faktury wystawiane w relacjach B2B, jednak przepisy przewidują również określone wyjątki.

Dlatego przedsiębiorca nie powinien przyjmować zasady:

„Nie ma faktury w KSeF, więc nie mogę jej zaksięgować”.

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, w jaki sposób dana faktura powinna zostać wystawiona i przekazana nabywcy.

Faktura otrzymana od polskiego kontrahenta

Jeżeli kontrahent ma obowiązek wystawienia faktury w KSeF, dokument powinien zostać wystawiony w systemie.

Przedsiębiorca nie powinien więc oczekiwać, że każda faktura zakupowa będzie przesłana mu tradycyjnie jako PDF na adres e-mail.

Faktura od zagranicznego kontrahenta

Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne.

Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje w taki sam sposób wszystkich zagranicznych wystawców, dlatego faktura zagraniczna może nadal trafić do przedsiębiorcy poza KSeF.

Kiedy faktura w KSeF jest uznana za otrzymaną?

To jedno z ważniejszych pytań z punktu widzenia księgowości.

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że faktura znajdująca się w KSeF nie jest traktowana dokładnie tak samo jak wiadomość e-mail z załącznikiem.

Dlatego warto ustalić w firmie konkretną procedurę sprawdzania dokumentów w systemie.

Czy trzeba codziennie logować się do KSeF?

Nie oznacza to koniecznie, że przedsiębiorca musi każdego dnia ręcznie sprawdzać system.

Może korzystać z oprogramowania księgowego lub systemu zintegrowanego z KSeF, który pobiera faktury automatycznie.

W praktyce właśnie automatyzacja może znacznie ułatwić obieg dokumentów.

Co z fakturą, której nie widzę w KSeF?

Jeżeli przedsiębiorca spodziewa się faktury od kontrahenta, a dokument nie pojawił się w systemie, warto najpierw sprawdzić:

• czy kontrahent wystawił fakturę,
• czy faktura została wystawiona na prawidłowy NIP,
• czy dokument nie został wystawiony w innym trybie,
• czy nie występuje problem techniczny z integracją programu księgowego z KSeF.

Co zrobić z fakturą zakupową po otrzymaniu?

Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca może całkowicie przestać interesować się dokumentem.

Fakturę należy przede wszystkim zweryfikować pod względem merytorycznym.

Sprawdź dane na fakturze

Przed zaksięgowaniem warto zweryfikować między innymi:

• dane sprzedawcy,
• dane nabywcy,
• numer faktury,
• datę wystawienia,
• datę sprzedaży,
• przedmiot transakcji,
• kwotę netto,
• VAT,
• kwotę brutto,
• termin płatności.

Sprawdź, czy zakup rzeczywiście dotyczy firmy

KSeF nie oznacza automatycznego zaksięgowania każdego dokumentu.

To, że faktura pojawiła się w systemie, nie oznacza, że automatycznie jest kosztem podatkowym.

Przedsiębiorca nadal powinien wiedzieć, czego dotyczy zakup i czy ma on związek z prowadzoną działalnością.

Przekaż informację księgowej

Jeżeli biuro rachunkowe pobiera faktury bezpośrednio z KSeF, przedsiębiorca nie musi wysyłać każdej faktury w wiadomości e-mail.

Warto jednak przekazać księgowej informacje, których nie ma na samej fakturze.

Przykładowo może być potrzebna informacja:

• czego dotyczył zakup,
• do jakiego projektu był związany,
• czy wydatek dotyczył samochodu,
• czy zakup był związany z działalnością opodatkowaną VAT,
• czy faktura zawiera wydatek prywatny.

Czy fakturę z KSeF trzeba drukować?

Nie ma potrzeby drukowania każdej faktury tylko dlatego, że została wystawiona w KSeF.

KSeF został stworzony właśnie po to, aby faktury były wystawiane, odbierane i przechowywane w formie ustrukturyzowanej.

W praktyce oznacza to możliwość odejścia od papierowego obiegu dokumentów.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może całkowicie zignorować organizację dokumentacji.

A co z kopią PDF?

W niektórych sytuacjach przedsiębiorca może nadal otrzymać wizualizację faktury, na przykład w formacie PDF.

Taki plik może być pomocny w codziennej pracy, ale należy rozróżnić wizualizację faktury od faktury ustrukturyzowanej znajdującej się w KSeF.

Co z błędną fakturą w KSeF?

To jedna z sytuacji, która może powodować sporo zamieszania.

Jeżeli przedsiębiorca zauważy błąd na fakturze, nie powinien samodzielnie „poprawiać” dokumentu.

Błąd po stronie sprzedawcy

Jeżeli nieprawidłowe są dane lub wartości znajdujące się na fakturze, należy skontaktować się ze sprzedawcą i ustalić sposób skorygowania dokumentu.

W zależności od rodzaju błędu może być potrzebna faktura korygująca.

Faktura wystawiona na niewłaściwy NIP

To szczególnie istotna sytuacja.

Jeżeli faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę, nie należy traktować jej jak prawidłowego dokumentu tylko dlatego, że znajduje się w KSeF.

W takiej sytuacji warto jak najszybciej wyjaśnić sprawę z wystawcą.

Czy KSeF zastępuje księgową?

Nie.

I to warto powiedzieć wprost.

KSeF automatyzuje przede wszystkim obieg i przekazywanie faktur, ale nie podejmuje za przedsiębiorcę wszystkich decyzji księgowych i podatkowych.

System może przekazać fakturę do programu księgowego, ale nadal trzeba odpowiedzieć na pytania:

• czy zakup jest kosztem,
• na jakie konto go zaksięgować,
• czy przysługuje odliczenie VAT,
• czy zakup podlega ograniczeniom,
• czy potrzebne są dodatkowe informacje od przedsiębiorcy.

Dlatego wraz z KSeF zmienia się przede wszystkim sposób pracy z dokumentami, a nie znika potrzeba ich prawidłowego rozliczania.

Jak przygotować firmę do pracy z fakturami w KSeF?

Najlepiej ustalić prostą procedurę.

1. Ustal, kto odbiera faktury

Właściciel firmy, pracownik czy biuro rachunkowe?

2. Ustal sposób przekazywania dodatkowych informacji

Sama faktura może nie wystarczyć do prawidłowego zaksięgowania wydatku.

3. Zadbaj o integrację programu księgowego z KSeF

Automatyczny import dokumentów może ograniczyć ręczne przepisywanie faktur.

4. Ustal sposób obsługi błędnych faktur

Pracownicy powinni wiedzieć, co zrobić, kiedy faktura zawiera błąd albo dotyczy zakupu prywatnego.

5. Nie czekaj z wdrożeniem procedury do ostatniego dnia

KSeF już działa, a kolejne obowiązki obejmą od 1 stycznia 2027 r. również najmniejszych przedsiębiorców.

Podsumowanie

KSeF zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy otrzymują i obsługują faktury zakupowe.

Najważniejsze jest jednak to, że automatyczne pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza automatycznego rozliczenia jej w księgowości.

Przedsiębiorca nadal powinien zadbać o prawidłowość dokumentu, związek wydatku z działalnością oraz przekazanie księgowej informacji potrzebnych do jego właściwego rozliczenia.

Dobrze przygotowany obieg dokumentów sprawi, że KSeF zamiast kolejnego obowiązku stanie się po prostu kolejnym narzędziem wykorzystywanym w codziennej pracy firmy.